隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，從而也加重了檔案管理者的工作強度，因此檔案如何管理，如何有效的安全保護以及如何大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應地突現出來，解決檔案管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜、鼠咬、蟲蛀及檔案庫房環境溫濕度調控不及時，造成檔案發霉、變質現象也時常出現。

       目前有些檔案室庫房智能化程度比較低，檔案庫房甚至沒有配備智能型檔案裝具及一體化的管理系統，無法對檔案庫房所有設備進行統一管理。雖然有些檔案館配置比較全，但是運用系統都是相互獨立的，沒有互聯互通，所以存在著數據資源無法共享，各個系統都是獨立操作運行，工作人員需要各自培訓，系統之間沒有建立協調關系統一管理，致使造成重復勞動效率低下。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺有效的解決了各系統之間、設備之間沒有互聯互通、數據資源不能共享問題，將物聯網技術與實體檔案裝具、環境設備控制進行統一管理。
       在檔案采集、接收、錄入、整理、移交、歸檔、移送、保管、借閱、剔舊、銷毀、核驗、出入庫、盤點、數字化掃描、文件上傳等提供智慧檔案平臺統一管理，實現對實體檔案、數字檔案、庫房安全、環境管理具有針對性的解決方案。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺對檔案使用過程進行監控及檔案追溯，全方位保障實體檔案、數字檔案與庫房環境安全，構建了一整套完善的安全保障體系。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺采用B/S架構三級以上權限國產系統，可以多級統一管理也可以逐級單一管理，并與其它子系統形成統一管理界面，提高檔案綜合使用功能和管理效率，確保檔案庫館內所有設備處于、節能佳運行狀態。