系統基于B/S 架構三級結構權限，以服務器為核心按權限級別可多臺電腦管理訪問，也可按檔案類別分配賬號密碼進行管理。

       系統具有遠程監控柜體開門狀態、柜體關門狀態、及時時查看柜體內溫度、濕度、PM2.5信息、煙霧報警信息、網絡通訊狀態、遠程監測電壓、電流、零火線溫度及用電情況、遠程控制斷電、送電，可按上下班設置定時送電、斷電。
       系統基本功能：檔案錄入、檔案接收、檔案查詢、檔案出庫、借閱管理、條碼管理、檔案統計、數據顯示、檔案分類、保密級別、自定義字段、文件上傳、音視頻上傳、圖片上傳、在線閱覽、在線播放、信息報警、權限管理、報表下載打印、調檔記錄、日志記錄、我的消息、回收站等。
       檔案錄入上柜3D可視化圖形化顯示柜體、層數、每層盒數量、可自行選擇盒位存放位置，3D可視化圖形顯示檔案盒，檔案盒顏色區分，灰色顯示為空盒位、藍色顯示為盒位占用、綠色顯示為精確定位、黃色顯示為檔案借閱、紅色顯示為
非法出柜。
       檔案可按庫、區、柜進行劃分管理，實時顯示庫存量、庫余量、區存量、區余量、柜存量、柜余量。
       檔案查詢時，實時顯示當前資料所在的柜、層信息及檔案名稱、檔案案號、檔案盒號等，具有燈光定位指引、3D可視化檔案盒圖形變色功能。
       系統具有終端數據實時顯示功能，顯示檔案庫藏狀態、環境監測狀態、本柜存儲狀態、檔案利用狀態、檔案分類餅狀圖、電子文件狀態、庫區柜號狀態、設備運行狀態、設備報警狀態、支持歡迎詞播放、重要通知播放。
       系統支持RFID一鍵盤庫功能，真正做到無序擺放有序管理。
       入庫統計、調檔統計、轉出統計、借閱統計、銷毀統計等功能。
       借閱到期提醒功能、借閱電話短信催還功能、保存年限到期提醒功能。
       資料條碼管理、地址條碼管理、電子標簽管理、案號管理、盒號管理，可自動生成也可手動錄入。
       支持條碼打印機、掃描槍、電子標簽打印、手持機讀寫、RFID通道門報警等功能。
       文件柜儲存柜報警時，系統以3D可視化圖形顯示具體位置信息，報警信息以電話短信方式推送管理人員，方便檔案管理人員快速準確處理。
       文件儲存柜煙霧報警時以電話短信方式推送檔案管理人員，同時文件儲存柜自動斷電。